Modification de Villes/Lille/Fonctionnement AG - GROUPES/CR/3 mai (Intercommission)

=Rencontre de coordination intercommission=
'''3 MAI 2016''' <!-- Modifier la date ci-contre -->
== Informations ==
L'objectif de la réunion était de clarifier l'état de forme des commissions structurelles et de trouver des pistes de résolutions des problèmes prioritaires.

Chantiers concernés :
1. ACCUEIL et intégration
2. Répartition des tâches et roulement dans les tâches critiques
3. Communication et partage de l'agenda
4. Animation

== ACCUEIL et intégration ==
L'accueil peut être pensé en deux niveaux : NIVEAU 1 "je ne connais pas Nuit Debout c'est la première fois que je viens" > NIVEAU 2 "je suis venu plusieurs fois mais je ne suis pas encore passé à l'action".

'''On a un problème avec l'accueil en général :''' ''Personne à l'accueil, pôle accueil peu visible, on n'a le sentiment de pas connaître assez pour pouvoir répondre aux questions, peur de se faire coincer ou de desservir le mouvement en disant "je ne sais pas", les gens demandent "qu'est ce que je peux faire" et on a du mal à les orienter, on a pas de signes distinctifs, on a pas l'habitude de faire attention ou d'être sensible à l'accueil.'' 

'''Mais on a des trucs biens :''' ''Certains prennent l'initiative de rassembler les nouveaux et de leur présenter Nuit Debout ou d'aller à leur rencontre, on a un tract pour faciliter la rencontre et présenter les outils.'' 

==== Chantiers - actions : ====
* Positionner le pôle accueil au centre de la place et l'embellir <sub>[logistique]</sub>
* Réaliser un outil d'aide pour les personnes qui veulent bien se charger d'accueillir <sub>[ Benoît]</sub>
* Organiser la rencontre avec les nouveaux en duo (senior + junior de l'accueil pour se former) <sub>[Benoît]</sub>
* Rappeler en début d'AG que des personnes découvrent et qu'il faut faire un effort de vulgarisation ou de contextualisation dans nos propos. <sub>[Tous]</sub>

== Répartition des tâches et roulement dans les tâches critiques ==
La logistique et les tâches critiques chaque soir c'est très lourd à gérer. Certains se demandent si la logistique est vraiment nécessaire. Pourquoi on a une équipe logistique ?

'''Café-bouffe = convivialité / Tonnelles-abris = sécurité / tonnelles-signalétique = visibilité / tout = € / Electricité-micro = incontournable'''

Les contraintes que l'on a actuellement :
* Seules deux personnes peuvent détenir les clés du Mutualab dans la durée (confiance)
* On ne sait pas toujours où ont été rangés les trucs de la veille, ceux qui rangent sont crevés et font naturellement les choses à la va vite pour pouvoir rentrer dormir.
* La Mairie ne répond plus concernant l'eau, l’électricité et les poubelles
* On ne se sent pas tous "logistique"

==== Chantiers - actions : ====
* On appelle l'équipe logistique la "team café-bouffe" pour rendre le truc plus sexy. <sub>[Tous]</sub>
* Trouver un lieu de stockage à proxmité de République <sub>[logistique]</sub>
* Concevoir un processus de mobilisation flexible et efficace en se basant sur les outils de communication existants (listes de diff, formulaire, facebook, textos, etc...) <sub>[boris]</sub>
* Penser et concevoir une version améliorée du tableau de roulement des tâches <sub>[rémi]</sub>

== Communication et partage de l'agenda ==
Plus beaucoup d'actifs dans la comm' alerte : https://framacalc.org/=outilscomNDL

On dispose de beaucoup d'outils mais la plupart posent question quand à leur utilisation :

'''Facebook''' (difficile lecture entre la page et le groupe (trollé)) animé par le fonctionnement, la comm n'a pas d'accès. '''Twitter''' perdu. '''Listes de diffusion''' '''mails''' non exploitées (les mails des inscrits ont-ils été enregistrés ? -> Pas toujours, il faut penser à le faire). '''Wordpress local + site national''' (question du lien). '''Le Wiki + classeurs''' (on communique pas assez dessus) 

Objectif : faire renaître la communication (par ordre de priorité)
# Pour dire qu'on existe et que c'est toujours aussi bien.
# Pour communiquer sur les actions et événements.
# Gérer l'agenda physique en lien avec l'openagenda numérique.
# Centraliser les vidéos - photos - créations .

==== Chantiers - actions : ====
* Mieux répartir les rôles dans les derniers mohicans de la comm sur la liste de diffusion et le chat <sub>[Comm]</sub>
* Recruter <sub>[Tous]</sub>
* Faire un point sur l'administration et l'exploitation des listes de diffusion <sub>[Simon]</sub>

=== Animation ===
On a commencé à réfléchir à un meilleur process de réception des demandes et de mise en calendrier mais on nous dit que les choses se mettent en place d'elles-mêmes en ce moment donc on attend de voir si c'est satisfaisant.

Comment mieux animer nos AG (chiantes) sans planifier tout (à base de poésie, slam, théâtre, sketch, vannes, etc.) ? Voir avec la commission humour. <sub>[Nico]</sub>