Modification de Villes/Paris (République)/Gestion des caisses



Cette page décrit le fonctionnement mis en place pour la gestion des caisses mutualisées de [[Villes/Paris (République)|Nuit Debout Paris/République]].

===De quelles caisses parle-t-on ?===

Il existe aujourd’hui 4 caisses dont les montants sont mutualisés pour l’ensemble de Nuit Debout Paris : 
* la caisse de l'[[Villes/Paris/Accueil et coordination|Accueil]]
* la caisse du [[Villes/Paris/Restauration|Restau Debout]]
* la caisse de la [[Villes/Paris/Logistique|Logistique]]
* la caisse de la [[Villes/Paris/Démocratie sur la Place|Démocratie sur la place]]

Ces caisses sont alimentées par des '''dons recueillis''' sur les stands respectifs de ces commissions.

====Cas particulier du pot commun====

Un [https://www.lepotcommun.fr/pot/p019zh7h pot commun] a été initié quelques jours avant le 31 mars pour recueillir des dons en ligne.

Les montants recueillis ont essentiellement servi à rembourser les frais d'organisation du 31 mars.
La somme résiduelle est actuellement laissée sur cet outil jusqu'à ce qu'une solution soit trouvée pour la gestion "immatérielle" de la trésorerie.

Toutefois, en l'état aucune garantie sur la transparence de la gestion comptable : depuis plusieurs semaines; des citoyens Debout investis dans d'autres actions et commissions tentent d'obtenir des extraits de comptabilité afin de savoir quels sont les projets qui ont obtenu financement/remboursement sur cette cagnotte non négligable (+ 6 644 euros au 18/06/2016) et de quelle façon des besoins autres en équipement ou financement pour des actions et projets #NuitDebout peuvent se faire connaître et obtenir du soutien.

====Et les autres caisses ?====

Les commissions étant encouragées à s'auto-financer, certaines ont mis en place sur leurs stands des caisses autonomes. 

A défaut de règles établies, chacune des commissions concernées est souveraine et responsable du suivi de ses recettes et dépenses.
Une gestion transparente est fortement recommandée.

{{attention|'''Attention aux caisses volantes''' ! Certaines personnes font circuler des caisses en prétendant recueillir des dons pour le mouvement ou l'AG. Les commissions étant fortement incitées à ne recueillir des dons que sur leurs stands, ces personnes sont en général des escrocs.}}

===Le suivi des caisses===

====Un peu de contexte====

Le recueil de dons sur la place n'était pas prévu au démarrage du mouvement. Les caisses se sont mises en place à la demande générale pour permettre à ceux qui le souhaitaient de contribuer financièrement aux besoins de la place.

La gestion de ces dons n'a donc pas fait l'objet d'une réflexion préalable, et elle s'est construite empiriquement au sein de chaque commission, le suivi étant assuré de manière (plus ou moins) rigoureuse en leur sein.

Pour des raisons de transparence, et parce que les sommes recueillies sont à la disposition de tous, les référents de ces commissions se sont réunis le 22 mai (#83mars) pour :
* s’accorder sur une façon homogène de suivre les entrées et sorties de ces caisses.
* définir un mode de fonctionnement qui puisse être partagé avec tout le mouvement

COMPTE-RENDU DE LA REUNION à ajouter

====Suivi des recettes et des dépenses====

Chaque commission gestionnaire d'une caisse réalise :
* un suivi quotidien de la somme recueillie au sein de chaque caisse
* un suivi systématique du fichier avec les dépenses réalisées (qu’il s’agisse de dépenses propres ou de remboursements d’autres commissions)

Ces éléments sont rassemblés dans un fichier partagé, tenu à jour par les référents de chacune des caisses concernées.

{{note|Point Technique : Il n'existe pas de suivi exhaustif des entrées/sorties avant le 22mai.
Le document recense certaines recettes et dépenses antérieures à cette réunion. Leur exhaustivité ne peut cependant être garantie. Il faut donc considérer que le suivi de la trésorerie démarre à partir du 23 mai.}}

======Suivre une recette======

Les recettes sont recensées quotidiennement lors de la fermeture des caisses.

{| class="wikitable sortable"
! Champ
! Contenu
|-
| Date
| Date de la recette
|-
| Montant
| Montant de la recette
|-
| Détail
| Détail de la recette (caisse et référent)
|-
| Caisse
| Caisse concernée par la recette
|-
|}

======Suivre une dépense======

Les dépenses sont recensées :
* lors de chaque dépense de la commission utilisant sa caisse
* lors de chaque remboursement d'une dépense tierce

{{attention|Chaque dépense doit faire l'objet d'un '''justificatif''' (facture, ticket de caisse,...) qui sera archivé par le référent de la caisse concernée.}}

{| class="wikitable sortable"
! Champ
! Contenu
|-
| Date
| Date de la dépense
|-
| Montant
| Montant de la dépense
|-
| Détail
| Détail de la dépense (Motif, modalités de paiement, interlocuteur remboursé)
|-
| Nature
| Nature de la dépense parmi les catégories disponibles
|-
| Caisse
| Caisse sur laquelle la dépense est réalisée/remboursée
|-
| Justificatif
| Type de justificatif recueilli [indiquer ici si le justificatif est encore à remettre]
|-
|}

===Montants disponibles===

Le détail des montants disponibles au sein de chacune des caisses devrait idéalement être connu de tous en permanence.
Faute de solution technique plus maline, les montants seront affichés hebdomadairement ci-dessous.

====Etat des caisses====

{| class="wikitable sortable"
! Date
! Accueil
! Démocratie sur la Place
! Logistique
! Restauration 
! Pot Commun
! Total
|-
| 23 mai
| 2261€
| 782€
| 1941€
| 3048€ <ref> Ce montant ne tient pas compte des pièces jaunes inférieures à 50cents. Il a été convenu dès le démarrage du Restau Debout que les pièces jaunes recueillies, hors pièces de 50c, seraient versées à DefCol.</ref>
| 1600€
| 9632€
|-
| 13 septembre
| 1035€
| 848€ (tbc)
| 1100€
| inconnu (1300€ ?)
| 1300€
| 4283€ + le reste de la cantine
|}

La caisse de la cantine est gérée de manière indépendante par Thiago : les recettes et dépenses ne sont pas suivies de manière exhaustive ici et nécessitent d'être vue avec le référent cantine.

===Gestion des dépenses===

====Principes et bonnes pratiques====

Il n’existe aujourd’hui aucune règle formelle relative au remboursement des dépenses, qui est laissé à la discrétion des référents des caisses.

Le principe suivant est appliqué : 
* toute dépense (qui ne soit pas aberrante) est remboursée sur remise d’un justificatif.
* chaque personne sollicitant un remboursement est responsable de cette dépense et doit pouvoir la justifier devant le reste du mouvement.

Un ensemble de bonnes pratiques sont cependant demandées à chacun pour éviter les dépenses superflues et les tensions éventuelles.

====Référents====

Les interlocuteurs pour un remboursement sont les référents désignés au sein de chaque commission disposant d’une caisse<ref>Toute personne souhaitant contribuer à la gestion des caisses devra par conséquent préalablement intégrer une des commissions qui en dispose.</ref>.

La coordination peut également faire le lien avec ces référents si vous ne parvenez pas à les joindre.

{| class="wikitable sortable"
! Caisse
! Référent Actuel
|-
| Accueil
| Jules
|-
| Démocratie sur la place
| Matthieu
|-
| Logistique
| Romain ou Andréa
|-
| Restau Debout
| Thiago
|-
|}

{{attention| la cantine a souvent d'autres chats à fouetter (et d'autres légumes à éplucher) en journée comme en soirée, donc privilégiez les autres référents pour vos questions de sous.}}

====Dépenses réalisées====

Les dépenses sont catégorisées en fonction de leur nature :

* Événementiel : frais d'organisation d’événements (défraiement des artistes/intervenants, matériel spécifique,...)
* Impressions : frais d'impression de tracts, affiches, autocollants
* Juridique : dons à DefCol
* Matériel : achats de matériel divers (cordes, barnums, outils, etc...)
* Médical : achats de médicaments et matériel médical pour l'infirmerie et les streets medics
* Papeterie : achats de stylo, feuilles, marqueurs, tableaux pour les réunions ou l'affichage des stands
* Transport : location de véhicules pour le transport
* Autres : divers (c'est là qu'on range nos pots de vin)

=====Dépenses recensées au 23mai=====

{| class="wikitable sortable"
! Type de dépense
! Montant au 23mai
! Montant au 13 septembre
|-
| Actions
| 200€
| 234€
|-
| Evenementiel
| 2707€
| 3493€
|-
| Impressions
| 3942€
| 4785€
|-
| Frais Juridique
| 1000€
| 1000€
|-
| Logement
| 200€
| 500€
|-
| Matériel
| 3495€
| 4297€
|-
| Frais Médicaux
| 529€
| 1529€
|-
| Papeterie
| 278€
| 290€
|-
| Transport
| 4630€
| 5727€
|-
| Autres
| 400€
| 400€
|-
|}

== Notes ==
<small><references/></small>

== Liens ==
* [[Villes/Paris (République)/Gestion des caisses/Archive|archive]]
* [[Villes/Paris (République)/Gestion des caisses/Principes et bonnes pratiques|Principes et bonnes pratiques]]