Villes/Lille/Fonctionnement AG - GROUPES/CR/11 avril @Mutualab

TITRE DU COMPTE RENDU

11 avril 2016

Informations

Présents : Vingtaine de personnes (Nuit Debout + coworkers (Coroutine et Mutualab). Objectifs : > Aider sur les outils (Gouvernance / Prise de notes et retranscription...) > Définir lien entre Tiers-Lieux (Mutualab / Coroutine notamment) et Nuit Debout

Outils Nécessité de retranscrire réunions des groupes de travail et AG sur le wiki : https://wiki.nuitdebout.fr/index.php?title=Villes/Lille Laisser documents de méthodo sur le wiki également (ex : deux documents fournis par Laurent) Wikimediacomons pour héberger les images OUTILS : Wiki / Wikimedia / loomio ? Gouvernance Qu'est-ce qui doit être discuté en AG ou pas ? Chaque réunion a son objectif propre : en AG on discute de l'orientation.

Définir lien entre Tiers-Lieux (Mutualab / Coroutine notamment) et Nuit Debout > Besoins de Nuit Debout ? (Logistique ? Salles ? Autres ressources ?) - Faire la jonction avec ces lieux et le mouvement : faire connaître ces lieux existants. - Espace de stockage (Palettes, signalétiques etc...) : pour le moment matériel fait A/R à Lille 1 - Toilettes (Toilettes sèches ?) - Wifi ? (répétiteur ?) - Imprimante ? Utilisation du traceur / imprimantes : référent + cadre de fonctionnement. Personnes ressources :

   - Laurent sur formation / méthodos réunion
   - Hélène / François / Claire-Marie / Emmanuel pour le Mutualab. 

Benoit du groupe fonctionnement rappelle quelques éléments (cf wiki https://wiki.nuitdebout.fr/index.php?title=Villes/Lille/Fonctionnement En début de réunion / AG  : Poser un certain nombre de principes, de règles de réunion, à la fois en terme de technique :

   Décrire les règles de confiance
   Par exemple : Afficher ordre du jour
   Plutôt faire des annonces et le lendemain, prendre des décisions.
   

Document proposé par Laurent Courouble :

   Documents proposés par Laurent :
                               

Proposition de méthode et d'outils pour animer les réunions de Nuit debout. Originede la proposition : Il nous a semblé important de proposer des outils et méthodes pour permettre la libre expression dechacun-e dans une logique de débat fécond et de constructiond'actions concrètes. Note :à lier à la Charte déjà adoptée. Règlesde base d'une réunion (à afficher et à annoncer/valider collectivement rapidement en début de réunion)

           une        réunion commence à l'heure et finit à l'heure ;

           Les        ordres du jour minutés (au moins des AG) doivent être        affichés et les résolutions annoncées autant que possible le plus        en avance pour laisser le temps de la réflexion. Ces résolutions        peuvent aussi être annoncées lors de l'AG précédente.

           on        est : bienveillant (on ne prête pas d'intention aux autres, on        se fait confiance à priori), constructif (si on est pas d'accord on        essaie de trouver une solution concrête autant que possible)

           l'animation        et la rédaction du CA sur fait sur un mode tournant

           quand        quelqu'un parle, on l'écoute. L'animateur est le seul qui peut        décider qui parle, il donne la parole sur demande à main levée ;

           on        prépare son intervention et on essaie d'être le plus synthétique        possible ;

           si        une question demande trop de débat, on l'ajourne à une réunion        spécifique ou on attend plus d'éléments (on missionne quelqu'un        pour en savoir plus)

           on        ne traite pas en AG des questions techniques qui peuvent être        traitées en commission ; un point sur les commission sera fait par        les animateurs de la commission.

           on        décide au maximum par consensus (on essaie de trouve un accord        collectif), si personne ne s'exprime sur un désaccord profond, on        avance. Si un avis bloque le processus, on essaie de comprend        pourquoi et on recherche une solution alternative.

            si        ce n'est pas possible : on vote et la décision doit être respectée        par tous-toutes.

           toutes        les réunions doivent faire l'objet d'un compte-rendu sur le wiki.

Méthode Typede réunions/leur rôle :

           AG :        décision grandes orientations, retours des commissions, définition        feuilles de routes pour commission.

           Commissions :        définir des propositions

           Réunions        d'échange et de débat : sur un sujet

           Réunion        d'informations sur un thème.         

Chaqueréunion a un objectif et un seul ! On ne débat pas dansune réunion de décision et on ne décide pas dans une réuniond'information. Déroulétype -tour de table des attentes des participants (pour partir des besoinset envies et éviter les incompréhensions etinterventions/frustrations intempestives) – 5 minutes en moyenne -tour de table des représentations de chacun (pour les réunionsd'info et de débat-échanges), pour savoir où en est chacun-e etconstruire une culture commune. 15 minutes maxi -on se met d'accord sur l'objectif de la réunion et à quoi on doitaboutir. -fin de la réunion : on synthétise les résultats (ou lessuites pour une réunion d'échange ou d'info) et on fait un tour detable d'évaluation « a-t-on répondu aux attentesindividuelles et collectives » ? Méthodeset outils d'animations Onutilisera au maximum des outils d'animation comme : méta-plan(pour définir des enjeux et objectifs), café-urbain, ….. listenon exhaustive.

Propositionpour une réunion de définition des enjeux et stratégie pour lemouvement Nuit Debout Lille Objectifsde la réunion : -définir des enjeux communs à partir des envies individuelles :qu'est ce qu'on veut faire ? Ce qui faudrait faire ? Notremonde idéal -définir des objectif opérationnel/ une stratégie : quels sontnos axes prioritaires ? Qu'est ce qu'on priorise/qu'on laisse decôté pour le moment ? - définir des actions concrètes à mener etdans d'autres réunions : comment on met en œuvre les actionsdécidées Déroulé

minutage

étape

Qui ?

Méthode ou matériel

h

Accueil-rappel de l'objectif de la réunion – présentation du déroulé

Animateur-trice

Ordre du jour, plan

+10min

Tour de table des attentes de chacun-e par rapport à la réunion.

Tour de table 10S/pers : si trop nombreux, on demande à la cantonade si il a des attentes spécifique

+15

Définition des enjeux communs

Tous-toutes

Méta plan : 1 ou 2 post-it par personne

l'animateur les rassemble sous le contrôle des participants

+30

À partir des enjeux regroupés : définir des actions

Tous-toute

Café urbain

par petits groupe de 3-4 personnes, chacun traite l'ensemble des enjeux et donne des propositions concrètes d'actions

+40

Mise en commun

Tous-toute

Discussion sur les propositions, complément, regroupement de propositions identiques

+20

Vote de priorisation

Chacun-e

Chacun-e pose 4 ou 5 gommettes sur les propositions qui leur semble les plus prioritaires.

+10

Suites à donner : définition de groupe de travail des propositions.

Inscriptions des participants dans chacun de ces groupes

Chacun-e

On missionne des groupes de travail pour continuer et entrer dans le détail des propositions

+5

Évaluation : a-t-on répondu à nos attentes individuelles et collectives

Chacun-e

Chacun s'exprime par geste

L'animateurmet les compte rendu sur le wiki